В отличие от текстовых редакторов текстовые процессоры имеют средства не только для ввода и редактирования текста, но и для его форматирования. Под форматированием текста понимают настройку следующих элементов:
- макета страницы
- структуры документа
- параметров абзаца
- параметров заголовков.
В состав ОС Windows входит простейший однооконный текстовый процессор WORDPAD. Запускается он из главного меню командой Пуск/Программы/Стандартные/WORDPAD.
По сравнению с текстовым редактором БЛОКНОТ текстовый процессор WORDPAD имеет более развитую строку меню.
Файл – традиционно содержит средства для загрузки и сохранения файлов, а также средства для управления макетом страницы.
Правка – содержит средства для редактирования текста, поиска и замены фрагментов, а также средства для работы с объектами (например, графическими), вставленными в текст.
Вид – для управления отображением окна WORDPAD на экране ПК: можно включать или отключать отображение отдельных панелей инструментов.
Вставка – пункт меню, характерный для текстовых процессоров. Служит для вставки в текстовый документ объектов иной природы, например, графики, звука, видео и проч.
Формат – открывает доступ к командам форматирования документа.
Справка – с помощью этого пункта меню можно получить ответы на вопросы, возникающие при работе с программой WORDPAD.
Основное отличие текстового процессора состоит в наличии специальных панелей инструментов. Панель инструментов Стандартная содержит ряд кнопок для наиболее часто встречающихся операций по работе с документом (редактирование, сохранение, печать и т.д.). На панели инструментов Форматирование находятся элементы управления для выбора шрифта и его размера, для управления начертанием, цветом и выравниванием текста. Каждую из панелей можно расположить в удобном месте окна, перетаскивая мышью за любое место (но не за кнопку).
Под панелями инструментов расположена линейка. С ее помощью удобно отслеживать размеры отступов и абзацев, размеров полей и т.д.
В нижней части окна располагается строка состояния. В ней обычно отображается информация о текущем состоянии документа или приложения, подсказка о значении текущего пункта меню.
Основная часть окна – рабочая область, в которой создается документ.
Для выхода из программы WORDPAD надо дать команду Файл/Выход или щелкнуть по кнопке 
в правом верхнем углу окна.
В общем случае надо различать страницу экранную и печатную. Это не всегда одно и то же. Только с появлением графических программ удалось сделать так, чтобы то, что мы видим на экране, совпадало с тем, что будет получено при печати на принтере. Это называется принципом WYSIWYG (What You See Is What You Get). Этот принцип требует, чтобы до начала создания документа были заданы параметры будущей печатной страницы (макет).
По команде Файл/Макет страницы открывается диалоговое окно, в котором выполняют настройку параметров страницы:
- выбирают формат бумаги. Принято использовать форматы А1 (594×841мм) и А2 (420×594мм) для чертежей и плакатов; А3 (297×420мм) – в основном для документов с большими таблицами, например, бухгалтерские ведомости и отчеты; А4 (210×297мм) – наиболее широкого применения. Бывают также потребительские форматы, отличающиеся от стандартных. Они используются для черновиков, без передачи другим лицам.
- выбирают ориентацию: книжную (портретную) или альбомную (ландшафтную).
- задают поля, т.е. интервалы между текстом и краями печатного листа. Их выбирают с учетом назначения документа. Если специальных требований нет, то можно установить все поля одинаковыми. Если документ должен будет храниться, то к левому полю надо добавить 20мм (т.н. поле брошюровки).
Общее оформление страницы (как она будет выглядеть после печати на принтере) можно увидеть с помощью команды Файл/Предварительный просмотр или с помощью кнопки Предварительный просмотр 
на панели инструментов.
Если документ большой, то для удобства работы с ним его разбивают на разделы. Например, книга может состоять из частей, части — из глав, главы – из параграфов. В таких случаях говорят, что структура документа состоит из нескольких уровней. Чтобы документ легко читался, каждый уровень должен быть оформлен в одном стиле. Например, заголовки глав разных частей книги должны быть оформлены одинаково; основной текст во всех главах книги должен быть выполнен одним шрифтом.
Наименьшей структурной единицей форматированного текста является абзац. Компьютер определяет, где кончается один абзац и начинается другой, по специальному коду (013), который вводится в текст при нажатии клавиши [Enter]. С точки зрения текстового процессора заголовок – это тоже абзац.
Каждый абзац может иметь собственный стиль. Основные элементы стиля:
- гарнитура шрифта. Ее выбирают из соображений удобочитаемости. Большие объемы текста лучше читать, если шрифт имеет засечки на концах букв. Важен также окрас текста. Равномерный окрас и засечки имеют шрифты Times. Заголовки в тексте должны четко выделяться. Для них применяют шрифт, отличный от основного.
- размер шрифта (кегль) . Он должен быть согласован с форматом страницы. Для формата А4 обычно устанавливают размер основного текста 11-12 пунктов. Для страниц меньшего формата – 10 пунктов. Дополнительный текст (примечания, подрисуночные подписи и т.п.) – уменьшенный шрифт, например, 8-9 пунктов.
- начертание шрифта. Полужирное начертание применяют в заголовках, редко – в текстах. Курсивное – применяется и в заголовках, и в основном тексте, например, для выделения терминов или акцентирования внимания. С подчеркиванием – в бумажных документах применять не принято, но широко применяют в электронных документах, распространяющихся по компьютерным сетям.
- метод выравнивания. Всего существует 4 метода: по левому краю, по правому краю, по центру и по ширине (т.е. по левому и правому краю одновременно). В англоязычных странах самый распространенный метод выравнивания – по левому краю. Средняя длина слова в английском языке – 5 букв, а в русском – 7. Кроме того, русские буквы шире английских. В документах на русском языке неровный правый край выглядит очень плохо. Поэтому для русскоязычных документов принято использовать выравнивание по ширине. Но, к сожалению, WORDPAD не поддерживает выравнивание по ширине. Выравнивание по центру применяют для заголовков; по правому краю – очень редко, например, для небольших примечаний.
Обычно создание текстового документа заключается в последовательном выполнении следующих действий:
- Запустить WORDPAD из главного меню.
- Задать макет страницы командой Файл/Макет страницы.
- Ввести текст. Если текст был ранее подготовлен с помощью другой программы, его можно импортировать через буфер обмена Windows. Если нужно отредактировать файл, с которым уже проводилась работа в WORDPAD, его нужно открыть командой Файл/Открыть. В появившемся диалоговом окне Открытие файла надо выбрать соответствующую папку, а в ней – искомый файл. Затем щелкнуть по кнопке Открыть.
- Отредактировать текст, используя те же приемы, что и в программе NOTEPAD. Но в WORDPAD добавлены средства автоматизации редактирования. WORDPAD позволяет разыскивать нужный текст и выполнять его автоматическую замену. По команде Правка/Замена откроется диалоговое окно Замена. В поле Образец надо ввести текст, который надо заменить, в поле Заменить – новый вариант текста. По щелчку на кнопке Найти далее искомый текст будет выделен. Щелчок по кнопке Заменить (или Заменить все) выполнит замену текста на новый вариант.
- Отформатировать текст с помощью панели инструментов или меню Формат. При этом надо помнить: если в тексте есть выделенный фрагмент, он примет новое оформление; иначе новое назначение будет действовать на вновь вводимый текст.
- Выбрать шрифт, его размер и цвет;
- Отформатировать абзац с помощью команды Формат/Абзац. В открывшемся диалоговом окне Абзац задать величины отступов текста от правого и левого полей, красную строку, метод выравнивания. То же можно сделать с помощью линейки форматирования. По ней перемещают треугольные маркеры, определяющие положение левого и правого краев текста (
) и красной строки. - Для оформления списка нужно щелкнуть по кнопке Маркеры на панели инструментов
. - Для оформления таблицы надо использовать позиции табуляции. Это специальные невидимые маркеры, позволяющие задавать фиксированные позиции отступа по горизонтали.
Клавиша [Tab] переводит курсор к следующей позиции табуляции. Нужно набрать текст первой ячейки таблицы, нажать клавишу [Tab] – курсор переместится к следующей позиции табуляции, где вводится содержимое второй ячейки таблицы и т.д. В конце строки надо нажать [Enter] и можно вводить содержимое ячеек следующей строки таблицы. Позиции табуляции отображаются на линейке в виде небольших уголков. Можно добавить новые позиции табуляции, щелкнув мышью в нужном месте линейки. Имеющийся маркер можно перетащить в другое место или удалить, перетащив за пределы линейки.
- Сохранить документ командой Файл/Сохранить или Файл/Сохранить как.
- При необходимости – напечатать текст на принтере. Перед печатью стоит просмотреть макет будущего документа на экране командой Файл/Предварительный просмотр или щелчком по кнопке Предварительный просмотр на панели инструментов. По команде Файл/Печать запускается специальная программа-драйвер принтера, установленного в ОС. Она вступает в диалог с пользователем с помощью серии диалоговых окон, в процессе которого задаются параметры листа бумаги, его ориентация, способ подачи бумаги, качество печати, количество копий и прочее.