Объемный документ обычно разбивают на несколько разделов. Для того чтобы закончить один раздел и начать следующий, надо дать команду Вставка/Разрыв и в открывшемся диалоговом окне Разрыв в группе Новый раздел указать, с какой страницы его начинать. Также имеется возможность принудительно закончить ввод на текущую страницу и начать новую. Для этого в том же диалоговом окне в группе Начать надо включить переключатель Новую страницу.
Для удобства перемещения по тексту страницы нумеруют. Команда Вставка/Номера страниц открывает диалоговое окно Номера страниц. В этом окне указывают, где именно должны располагаться номера страниц, используя списки Положение и Выравнивание. Щелчок на кнопке Формат позволяет выбрать метод нумерации. Страницы разных разделов документа могут нумероваться по-разному.
Работу с длинными документами облегчают дополнительные элементы, размещаемые в верхней и нижней частях страницы (номера страниц, названия глав и т.п.). Они называются колонтитулами. Для введения колонтитулов служит команда Вид/Колонтитулы. По этой команде временно прекращается редактирование основного текста документа и предоставляется возможность ввода текста в поле верхнего колонтитула. Одновременно открывается панель инструментов Колонтитулы. Она предоставляет следующие возможности:
- вставить в колонтитул номер страницы (
), общее число страниц и задать формат нумерации - вставить в колонтитул дату (
) и время - просмотреть и скопировать колонтитулы других разделов
- переключиться между верхним и нижним колонтитулами (
).
Редактирование колонтитулов завершают щелчком на кнопке Закрыть или повторной командой Вид/Колонтитулы.
Просмотр и чтение документов, имеющих сложную структуру, значительно упрощает наличие оглавления. WORD позволяет автоматизировать создание оглавлений. Если для оформления заголовков использовались специальные стили, WORD включит такие заголовки в оглавление автоматически.
Для создания оглавления курсор устанавливают в то место, куда оно будет вставлено, и дают команду Вставка/Оглавление и указатели. В открывшемся диалоговом окне Оглавление и указатели выбирают вкладку Оглавление. Элементы управления данной вкладки позволяют задать формат оглавления и указать, какие из заголовков следует в него включить.
